شرح وظایف امور اداری

1-انجام مکاتبات اداری

2-نگهداشت و بایگانی مکاتبات

3-کنترل سیستم حضور و غیاب کارکنان

4-پیگیری غیبت کارکنان

5-ارائه گزارش حضور و غیاب به مقام مافوق

6-تهیه و توزیع فرمها و سایل اداری مورد نیاز کارکنان

7-اطلاع رسانی کافی به کارکنان در موارد خواسته شده

شرح وظایف مسئول تایمکس

1-مسئولین امور اداری موظند به آن دسته از پرسنلی که بدون ثبت اثر انگشت و یا بدون برگه پاس ، ورود و خروج می نمایند برای اولین بار تذکر شفاهی و در صورت تکرار تذکر کتبی و در صورت عدم توجه ، موضوع را کتبا به مسئول مافوق اعلام نمایند و کلیه مکاتبات را جهت بایگانی نگهداری نمایند.

2-نیروهای جدید الورود را پس از اعلام شروع به کار جهت ثبت اثر انگشت و کد تایمکس با در دست داشتن کپی نامه شروع به کار به کارشناس تایمکس معرفی می شوند.

3-مسئولین تایمکس هرواحد موظف است مرخصی و ماموریت پرسنل زیر مجموعه خویش را در سیستم ثبت نمایند بطوریکه تا دهم ماه بعد هیچگونه ترددی از پرسنل در سیستم بلا تکلیف نباشد.

4-مسئولین تایمکس موظفند برگه های پاس پرسنل حوزه خود را که توسط واحد انتظامات به آنان تحویل داده می شود روزانه باسیستم حضور و غیاب کنترل و در صورت عدم ثبت و یا ثبت اشتباه در نوع پاس و .... موارد را در سیستم اصلاح نمایند.

5-ثبت و تعریف شیفت با اعلام امور اداری هر حوزه توسط مسئول تایمکس انجام خواهد شد.

6-با توجه به اینکه امکان رویت تردد برای همه پرسنل فراهم شده است هر کدام از پرسنل بایستی تردد روزانه خویش را کنترل و در صورت مشاهده هرگونه مغایرت و مشکل موضوع را با هماهنگی مسئول تایمکس حوزه خود مرتفع نمائید.(موضوع به نحو مقتضی به اطلاع همکاران رسانده شود)

7-در صورتیکه اثر انگشت کارمندی بنا به هر دلیلی قابل خواندن توسط سیستم نباشد می بایستی مسئولین تایمیکس در اسرع وقت هماهنگی لازم را باحراست انجام و در صورت تائید عدم امکان ثبت اثر انگشت مراتب را اعلام و برابر مقررات و ضوابط تعیین شده کارت تردد جهت ایشان صادر گردد

8- ثبت مرخصی (استحقاقی –استعلاجی) و ماموریت روزانه پرسنل در سیستم توسط مسئول تایمکس آن حوزه انجام خواهد شد